深度开发行业资源

目前,《华西都市报》共有六七个事业部,包括房产、建材、汽车、教育、省外等,各事业部是品牌活动尤其经营性活动的重要运作平台。房产事业部二部主任胡龙友介绍说,房产事业部组织活动较多,基本上平均每个月至少有两个活动,其中既有经营性活动,也有公益性活动。公益性活动大部分是论坛形式。

在房产事业部,如果要运作一个论坛,首先会分析近阶段行业内有哪些热点。确定主题后,一般是提前20天左右出活动方案。胡龙友认为,一次论坛能否成功,关键就在于请来的嘉宾如何,只要能请到知名专家、官员出场,来参加活动的人自然就多。邀请的嘉宾,基本上都是房产事业部编辑记者的资源积累。请来的专家,至少会安排两个人做主题发言,其他专家可以只是参与座谈交流。

保障制度严密

项目负责制

《华西都市报》举办大型活动都会实行项目制,编委会指定一位副总或编委牵头。一般会成立一个组委会制定活动计划,并向相关部门负责人下达任务。比如,2009年“5·12地震”一周年的纪念活动,是由一个副总编负责;同时国庆60周年纪念的所有报道和活动,又是由另一个副总编来牵头。其中,具体落实由提出创意的部门找相关部门及市场部一起实施。

由于市场部参与的活动太多,有时候同时参与3到4个活动,也只能实行项目制,部门内每个人负责不同的项目,人员分工结合各自的专长进行。每个项目牵头人,负责把握项目的流程及进度,并且要做出一份较详细的计划书。计划书通过后,项目牵头人就有权力调配全部门的资源,部门内所有的人都必须积极配合。

每次活动制定的计划书,会细化到每项工作落实到哪个人,哪一天做什么事,完成的进度怎么样,质量如何保证。每次做活动市场部都有一个倒计时表,每天都要验收做到什么程度。这个计划书是推进项目执行工作的纲领,为了保证约束力,计划书的内容在前期完成后就基本固定下来,后期执行中只是做微调,避免因一些突发事件导致原计划落空。在调配和执行进度过程中,会做具体的分工,对分工涉及的人、各自的职责、工作质量的要求都比较详细。

通过招投标和预决算,对集团内各种活动加强管理

招投标制度是四川日报报业集团对活动的一种管理方式,一个活动经费超过多少额度,就必须面向社会公开招标。比如某次活动需要大量礼品,活动组就会对礼品这一项单独招标,如果需要外包服务,也会根据活动需要对执行公司、布展公司实行招标。招投标在四川日报报业集团有严格的组织和规范的流程,每次招标会设立招标委员会,根据不同的项目由不同的人组成。

四川日报集团对活动的另一种管理手段就是实行预决算制度。《华西都市报》的财务权力不完全独立,活动项目组没有资格直接收取赞助资金,集团财务有统一的活动账号,赞助活动的资金是走集团财务流程。每次活动做方案时,都要向集团财务报预算,必须在预算的框架下支配资金,活动结束要进行决算,最后赞助入账资金和支出账目冲销。

通过规范的招投标和财务预决算两条途径,四川日报报业集团得以保证《华西都市报》各类活动规范运作,使大量活动能够有序开展。

逐步完善激励机制使员工保持做强做大品牌活动的激情

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