事实表明,这种组织框架有效地发挥了接收各种最新要求和信息的作用,发挥了筹办工作中的大综合、大协调的作用,发挥了上下左右的沟通协调作用,克服了按职能分工可能引发的条块分割、沟通不畅等问题,为峰会召开提供了重要的组织保障。

筹备过程备尝艰辛

邀请来宾是峰会筹备的重中之重。

早在2009年1月起,新华社就正式开始向境内外媒体发出参加峰会的邀请。1月15日,新华社举办了09年驻华使馆、外国媒体驻京机构、新华社外国专家新春招待会,社长李从军在向来宾致辞中,盛邀各国媒体机构负责人出席世界媒体峰会。此后,新华社各级领导利用出访、会见、会议等一切机会,不断向境内外重要媒体机构发出邀请。

事实上,由于种种原因,邀请工作十分艰难。

“有时,短短几天内就要连续给同一家单位打十几个、几十个电话,就同样的问题解释多遍”。一位工作人员回忆说,他最大的经验就是要“不厌其烦”:一方面,自己不能烦,哪怕同样的话重复几十遍,也一定要坚持友好、细致、耐心;另一方面,哪怕对方联系人多么不耐烦,自己也一定不能有丝毫情绪。正是在这种执着的坚持下,到2009年年中,参会境外媒体数量达到110家。邀请来宾的工作看起来紧张而顺利。

然而,2009年6月,峰会秘书处气氛却骤然紧张—峰会举办时间因故从9月中旬改期到10月上旬。这意味着必须对所有媒体重新邀请,筹备组前期邀请成果付之东流。当时,新闻集团董事长兼首席执行官默多克、美联社社长柯里、路透社总编辑史进德10月份行程已经排满,其他媒体高层也有相同问题。

面对这种情况,正在国外访问的新华社社长李从军立即指示召开峰会秘书处第三次会议,要求首先做好新闻集团、美联社等八家共同发起方的工作。李从军亲自给明确表示改期后不能参会的有关共同发起方负责人打电话、副社长周锡生专门会见了八家共同发起方代表,最终得到了共同发起方的理解、支持。

之后,工作队开始对其他媒体开展“公关”。为保证峰会覆盖面,最大限度提高峰会“含金量”,一家一家地分析困难,逐条梳理解决思路,提出一个又一个可操作的解决办法。新华社外事局将全球驻外分社动员起来,通过各种手段与有关媒体联络,不厌其烦地向对方传达峰会信息。最终,确认参会的境外媒体迅速上升到130多家,超过了预期。

改期给峰会秘书处带来的压力一般人无法想象。一位工作人员回忆,得知改期消息时,峰会秘书长周宗敏正随李从军社长在国外访问,“从那一刻起,他就一直眉头紧锁,电话不停。”那天晚上,这位工作人员和周宗敏一起陪社长参加外事活动。进屋前,周宗敏在花园里打电话,等活动结束出来,电话还没有讲完。

精密谋划,系统思考,细节差错“零容忍”

峰会筹备千头万绪,如何才能保证各项工作有条不紊,井然有序?筹备小组制定了一套全面完备的“1+10+6”方案体系。

所谓“1”是指一个总体工作方案,这个方案对峰会的所有活动进行总体性、纲领性的设计和规划。根据这一总体规划,峰会筹办的具体工作被细化为礼宾接待、会务活动、新闻报道、翻译服务、安全保障、后勤服务、志愿者服务、新闻中心等10项具体工作方案,这就是“10”。

此外,峰会各个小组还就峰会的6场主要活动(招待晚宴、开幕式、领导会见、分组讨论、音乐会、闭幕式)有针对性地制定了工作方案和应急预案,此为方案中的“6”。这套方案既体现全部工作内容,又突出重点场次,点面结合,重点突出,保证了筹办工作的全面性、严谨性和可操作性。关注到了峰会期间的每一个细节,确保各项任务职责分解到每个具体负责人。

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