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面对暴风雨天气,报纸如何运转

         滢

 

2006年12月14日至15日,一场百年不遇的暴风雨袭击了美国西北部,数人遇难,财产损失惊人,断电用户达一百多万。其中包括西雅图时报公司的工厂,这里负责印刷当地仅有的两家日报《西雅图时报》和《西雅图邮讯报》。几十年来,两家报纸第一次停刊。为了了解它们是如何恢复出刊的,《主编与发行人》杂志近期采访了两家报社各个部门的主要负责人,对整个过程进行了以小时为单位的报道。

笔者概括梳理了两家报社采取的应对措施。

运营:积极防范与主动沟通

西雅图的海峡、岛屿、港湾、河流蔚为壮观。东部,桥梁横跨华盛顿湖;西部,通勤者每天乘船上下班。即使风和日丽时,这样的地理条件对发行部门也是一个不小的运销挑战。如果编辑部请求推迟最终期限,或者网络频繁出问题,运送人员就很可能赶不上末班渡轮,直接后果就是早起的通勤者买不到报纸。这些挑战难不倒西雅图时报公司,在此次暴风雨之前,两份报纸从未经历过发行量的显著下滑。但是,历史将从此改变。

1. 提前做好防范准备

自然灾害突袭时,赶在时间前面对于报社的运营非常重要,西雅图时报公司的经理们清楚知道这一点。12月中旬,该地区暴雨不断,天气预报已经发出了强暴风雨预警,大灾难即将降临。运营经理们密切关注着天气变化,在暴风雨来临之前就已经把各项工作的最终期限提前,并考虑简化一些版本。确知星期五的报纸无法发行后,他们又提前做好了星期六报纸出版流程的各项计划安排。

百密一疏,尽管印刷厂准备了备用的电力保障线路,但是,由于电力来源是同一个变电站,线路同时瘫痪,最终导致印刷无法进行。暴风雨结束后,时报公司立即修订灾难应急计划,更新程序和人员名单。接下来的几周时间里,他们召开了若干次会议改进应急方案,重点研究印刷应急问题。

2. 停止印刷报纸

这是一个改变两家报社历史的决定,也是一个无奈的选择。12月14日星期四,短暂的电力中断导致印刷厂灯光忽明忽暗,印刷机频频出现故障,报纸的印刷速度远远落后于时间表。23点47分,距离完全断电大约一个小时,西雅图时报公司总经理卡罗林·凯利与产品、发行、编辑部的同仁共同做出了一个决定:停止印刷星期五的报纸。此时,几乎没有报纸送出印刷厂,《时报》的主报只印了14000份,《邮讯报》的主报还没有印刷。

西雅图时报公司运营着12个发行中心,凌晨1点以后,运送者开始聚集在发行中心,等待取报纸,他们都是独立的个体,如果拿不到报纸就赚不到钱,可是公司根本就没有报纸给他们。此外,一些发行中心也断电了,困难接踵而至。星期五,时报公司向没有断电的几家印刷厂伸出了求助之手,他们热情地帮助印刷了部分报纸。

3. 与广告商积极协调

决定取消星期五报纸之后,广告经理们就告知销售小组尽快联系他们负责的广告商,这些销售人员与广告商的日常联系很紧密,熟悉他们的市场需求和广告计划。广告销售代表首先给大广告客户打电话,与他们一起重新进行广告定位并制定新的时间表。由于该地区一半左右的家庭都断电了,人们这个时候没有心思购买圣诞礼物,再加上很多广告商自己也在与断电作斗争,他们对西雅图时报公司的做法表示理解。

4. 保持内部联络沟通

在问题处理的过程中,上自公司的CEO,下至普通的广告业务员,都尽可能地保持自己的联系方式通畅,随时与上司、同事、下属保持联系。有的人手机电池没电了就用汽车的点烟器充电,或者通过互联网发送邮件进行交流。

时报公司副总监艾伦·菲斯克说,不仅是电力的后备支持、便携发电机的准备、可以借用的印刷能力,更重要的是通讯,手机和黑莓在此次灾难中被证明像发电机一样宝贵。真正重要的是让人们团结在一起,确保公司里的所有人保持沟通,这样就不会发生混乱了。

 

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